Proses penggajian termasuk salah satu inti dari tanggung jawab departemen HR di perusahaan. Begitu pula dari sisi karyawan, salah satu alasan mereka bekerja adalah untuk mendapatkan upah. Oleh karena itu penggajian bisa jadi hal yang bikin pusing HRD terlebih jika perusahaan memiliki jumlah karyawan banyak.
Apabila penggajian masih dilakukan tanpa sistem terotomatisasi tentu akan menghabiskan banyak waktu, energi, dan tidak efisien. Atas dasar kebutuhan itulah hadir aplikasi payroll yang mampu menghemat waktu dan mempermudah proses administrasi penggajian karyawan di perusahaan Anda.
Pada awalnya memang aplikasi penggajian ini dihadirkan untuk perusahaan berskala menengah dan besar atau corporate. Namun, mengingat penggajian ini sangat penting di perusahaan dengan skala berapapun, banyak pengembang yang mulai menyediakan aplikasinya untuk UMKM yang notabene memiliki karyawan dalam jumlah kecil.
Sekilas Mengenai Payroll
Sistem payroll mampu membantu kinerja divisi HR jadi lebih efektif dan hemat energi, sehingga mereka dapat menggunakan waktu kerjanya untuk mengerjakan tugas operasional lainnya. Di dalam sistem penggajian ini, setiap karyawan akan diberi rincian komponen gaji yang dibayarkan oleh perusahaan.
Dalam prosesnya terdapat siklus payroll sebagai urutan kegiatan bisnis yang dilakukan HR, diantaranya adalah:
- Mengupdate file master atau induk penggajian, hal-hal yang terkait dengan perekrutan, pemberhentian karyawan, perubahan nominal gaji, potongan gaji, dan sebagainya
- Memperbaharui tarif dan hal-hal yang berhubungan dengan aturan pajak
- Rekapitulasi dan validasi data absensi karyawan
- Menghitung gaji setiap karyawan
- Menghitung tunjangan (BPJS) dan pajak yang harus dibayar atau dipungut perusahaan
- Mencairkan gaji
- Membayarkan BPJS, dan pajak penghasilan karyawan
Alasan Software Payroll Sangat Dibutuhkan Perusahaan
Di era teknologi saat ini, keberadaan aplikasi payroll sangat penting bagi perusahaan. Terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan ratusan hingga ribuan sangat membutuhkan aplikasi ini untuk dapat melakukan segala proses penggajian secara terpusat dan digitalisasi.
Selain itu, kira-kira apa alasan perangkat lunak penggajian penting untuk perusahaan gunakan? Berikut ini alasannya:
1. Bantu Karyawan Mengetahui Rincian Gajinya
sistem upah modern ini memakai komputerisasi serta teknologi digital dan menggunakan aplikasi klien yang dapat dipasangkan oleh karyawan pada ponselnya. Begitu gajian masuk, karyawan bisa melihat slip gajinya ke informasi di akun mereka masing-masing. Disitu karyawan bisa melihat rincian tunjangan, cuti, reimbursement, izin, potongan BPJS, dan lain-lain.
Bila Anda masih menggunakan sistem tradisional, laporan semacam itu akan sangat merepotkan Anda sebagai tim HRD.
2. Penyimpanan Data Otomatis dan Aman
Karena menggunakan sistem digital, maka akan otomatis setiap kali HR melakukan transaksi pembayaran gaji karyawan atau penghitungan gaji. Laporan serta data yang telah dibuat otomatis tersimpan dalam sistem aplikasi penggajian yang Anda pakai, seperti LinovHR misalnya.
Keamanan pun dirancang dengan baik dan terjamin, sehingga Anda dapat lebih tenang ketika melakukan transaksi pembayaran gaji. Aplikasi ini membantu Anda merapikan seluruh data dan tidak perlu ditulis secara manual.
3. Terdapat Pelayanan Pengajuan Mandiri untuk Karyawan
Pelayanan pengajuan mandiri bisa disebut juga self-services khusus bagi karyawan. Kalau di sistem tradisional, karyawan yang ingin mengajukan cuti atau lembur biasanya mendatangi HRD atau kepala manager divisi, lalu berbincang perilhal pengajuan tersebut. Bahkan di beberapa perusahaan masih ada yang harus menggunakan surat kepada HRD untuk menyampaikan pengajuan cuti. Tentu cara itu memakan waktu dan tidak efisien.
Dengan sistem payroll modern, cara merepotkan seperti itu bisa dihilangkan dan karyawan bisa lebih mandiri dalam memperhatikan dokumentasi yang terkait dengan gajinya.
4. Penghitungan Gaji dan Potongan Lebih Akurat
Secara praktiknya, menghitung gaji jadi salah satu fitur utama dari aplikasi penggajian karyawan. Ketika jumlah gaji kotor telah ditentukan, selanjutnya secara otomatis sistem payroll akan menghitung potongan gaji, seperti pajak, asuransi, dan BPJS. Semua potongan itu akan langsung di input ke jumlah gaji kotor sebelum dikirimkan ke rekening karyawan secara otomatis.
Beberapa sistem penggajian tertentu bahkan dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement, pengobatan, dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis juga.
5. Pembuatan Formulir Pajak Lebih Mudah
Sistem penggajian memiliki kelebihan lain dalam hal membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan dan juga karyawan. Selanjutnya, formulir tersebut dapat dikirimkan atau dicetak oleh pihak yang punya kepentingan.
Jadi, ketika perusahaan memakai sistem pembayaran payroll, maka otomatis akan menghemat biaya pengeluaran perusahaan. Di sisi lain, HR dapat fokus mengerjakan tugas lainnya, seperti meningkatkan kinerja sumber daya manusia di perusahaan.
Seandainya Anda kesulitan menemukan sistem payroll yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, Anda dapat menggunakan aplikasi payroll LinovHR. Aplikasi LinovHR ini punya fitur beragam yang berhubungan dengan penggajian.
Atau jika Anda tidak ingin repot-repot memproses penggajian perusahaan Anda sendiri, LinovrHR menyediakan layanan jasa payroll outsourcing atau payroll services. LinovHR akan siap membantu Anda menghitungkan penggajian, BPJS, hingga pembuatan dokumen laporan pajak.
Tunggu apa lagi, mumpung ada promo pakai payroll services gratis aplikasi ESS untuk karyawan lho!!
