Sebagian besar perusahaan menerapkan sistem kerja work from home (WFH) parsial sejak pemberlakuan masa transisi maupun new normal. Sistem yang memungkinkan sebagian karyawan bekerja dari rumah, sementara yang lainnya bekerja di kantor atau work from office (WFO).
Namun, terdapat banyak kendala yang dialami perusahaan terutama HRD selama melaksanakan sistem kerja parsial.
Ketika WFH, keluhan seperti banyaknya miskomunikasi pekerjaan, tidak adanya alur birokrasi yang jelas untuk mengurus hal-hal administratif seperti pengajuan cuti dan lembur hingga menurunnya produktivitas karyawan karena tidak terpantau oleh atasan.
Ketika WFO, munculnya rasa was-was takut tertular Virus Corona bagi setiap pekerja, protokol kesehatan yang memicu tidak adanya kontak fisik seperti mesin fingerprint serta sulitnya membicarakan hal administratif karena jarak pun membuat perusahaan harus memutar otak demi mendapat solusi terbaik saat ini. Terlebih, adanya isu perkantoran menjadi potensi klaster baru penularan COVID-19.
Oleh karena itu, munculnya tren penggunaan software HRIS di perkantoran diyakini sebagai salah satu kebijakan efektif perusahaan dalam mendukung penerapan WFH parsial. Mekari, sebagai perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) nomor satu di Indonesia menghadirkan solusi berbentuk software HRD atau aplikasi HRD Talenta.
Berikut antisipasi perusahaan mengantisipasi masalah manajemen karyawan WFH maupun WFO dengan software HRIS Talenta:
1. Mobile Employee Self- Service
Employee self service (ESS) adalah salah satu fitur HRIS yang dapat digunakan karyawan untuk mengakses data administrasi mereka sendiri langsung dari smartphone maupun dari web. Pengajuan klaim, reimbursement kesehatan, izin kerja, izin lembur, hingga akses flexible benefit tersedia dalam aplikasi HRD Talenta.
Sebagaimana survei yang dilakukan Technology Service Association (2014), menurut 40 persen karyawan, produktivitas meningkat 20-30 persen ketika perusahaan memberi informasi dan akses sendiri kepada karyawan.
Dengan adanya ESS, data izin, hingga perhitungan klaim di sistem kerja parsial yang tak pasti ini tentu menjadi akurat. Selain itu, HRD juga tidak menghabiskan waktu untuk mengurus hal administratif karena sistem kerja WFH dan WFO yang terus berubah-ubah.
Sistem ESS Talenta juga termasuk absensi online, sehingga karyawan dapat dengan mudah absen di aplikasi yang disertai GPS dan selfie, HRD juga langsung mendapat data absensi bulanan secara otomatis dari aplikasi. Tanpa fingerprint, tetap physical distancing.
2. Pemantauan Kesehatan Karyawan Lebih Mudah
Talenta juga menungkinkan HRD untuk memantau kesehatan karyawan di masa pandemi dengan rekap survei harian yang dapat terkirim otomatis melalui email, survei dapat diatur sesuai kebutuhan dan hasil diketahui secara real-time. Survei yang dibagikan otomatis setiap hari memudahkan perusahaan mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan.
Terlebih dengan adanya UU Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan dan UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, perusahaan yang memberlakukan WFO perlu bertanggung jawab sepenuhnya agar melindungi keselamatan dan kesehatan karyawan.
3. Antisipasi Miskomunikasi dengan Fitur Task Talenta
Atur penugasan karyawan dengan fitur Task yang terintegrasi dengan timesheet dan timesheet dari Talenta. Jadikan sistem kerja parsial sebagai tantangan yang justru mempertahankan bahkan meningkatkan produktivitas karyawan.
Dengan adanya task Talenta, pengguna dapat mengevaluasi kinerja tugas harian, delegasi tugas beserta dokumennya secara online, dapat diberikan ke karyawan tertentu saja, hingga pemberian feedback hanya dalam satu aplikasi HRD.
Selain HRIS, Talenta juga menghadirkan solusi payroll, solusi manajemen waktu yang berguna untuk sistem kerja shift saat WFH dan WFO, maupun mekari benefit yang dapat mendukung kebutuhan karyawan selama pandemi.
Kini, sistem kerja parsial tak lagi jadi kendala perusahaan karena adanya software HRD. Talenta sebagai HRIS paling lengkap yang memenuhi kebutuhan perusahaan saat era new normal.
Antisipasi semua risiko, kelola sistem kerja parsial dan dukung pencegahan klaster perkantoran dengan software HRD Talenta. Coba demo gratis Talenta dan cari tahu bagaimana Talenta mendukung bisnis Anda.